Em tempos de crise a área financeira de muitas empresas são bastante prejudicadas, pois com um cenário imprevisível a gestão acaba se voltando para as situações adversas que ocorrer na rotina, deixando de lado alguns processos e funções necessárias.

Assim, a organização financeira acaba ficando em segundo plano, fazendo com que a saúde financeira da empresa seja prejudica o que pode ter grandes consequências negativas, inclusive a falência. 

Desse modo, manter uma boa organização das finanças do negócio é de extrema importância para a manutenção da boa gestão da empresa como um todo e sustentação de um dos maiores pilares: a área financeira.

Seguindo algumas boas práticas de gestão é possível manter de uma melhor forma o âmbito financeiro da empresa. Por isso, as dicas a seguir são muito válidas para saber como lidar com as finanças em situação de crise.

1 – Mantenha a rotina com a organização de processos e responsáveis

Um erro comum ao se entrar em situações de crise é deixar que o momento adverso faça com que processos não sejam mais seguidos, que as funções se misturem entre os colaboradores e que a rotina saia do controle.

Nesse contexto, é muito necessário que os processos da área sejam padronizados e que esse padrão seja seguido para que os pagamentos, faturamento, controle de entradas e saídas e as demais atividades que são essenciais para o negócio aconteça corretamente.

Não só isso, é preciso que se tenha definido as pessoas que irão desempenhar cada um dessas funções, as quais devem ser capacitadas e preparadas, sabem bem o que fazer e tendo domínio dos assuntos e das ferramentas usadas. 

Atrelado a esses dois pontos, uma rotina bem estruturada, explicitando a periodicidade de execução dos processos pelos responsáveis designados pode ajudar muito que tudo isso seja cumprido. 

Para completar, um bom sistema de controle financeiro facilita muito tudo isso. Normalmente, esse tipo de software reúne diversas funcionalidades de operações financeiras e oferece relatórios muito ricos para análise.

2 – Realize análises financeiras com frequência

Não basta só realizar lançamento de entradas e saídas, fazer pagamento, etc. Fazer análises das finanças de maneira periódica é algo que pode evidenciar informações muito importantes sobre o desempenho financeiro do negócio.

Para isso, é possível emitir relatórios do sistema financeiro usado, compilar informações em planilhas ou gráficos para que a análise seja facilitada. Caso seja possível, visualizar os dados através de um dashboard deixa análise ainda mais rica e robusta.

Durante uma crise, é importante que tais análises sejam feitas com uma frequência boa para que se tenham um acompanhamento ideal e noção de organização dos dados.

Com esses dados em mãos, é preciso que os especialistas na área tenham acesso a esse material para que possam estudar e entender a situação geral da empresa para que então possam passar para os dois pontos a seguir.

3 – Determine objetivos financeiros para a crise

Um dos maiores desejos dos gestores em tempos de crise é a redução de gastos. Para que isso aconteça, é ideal que se tenham metas de redução para que os colaboradores possam compreender qual o objetivo de redução.

Após as análises, deve-se definir um cenário futuro ideal para algumas número e indicadores, como gasto com despesas, faturamento, lucratividade, etc. Assim, esses valores serão as metas financeiras.

O ideal é que as metas sejam definidas em conjunto com o time responsável por alcançá-las para que seja o mais coerente possível com a realidade de desse grupo e que os colaboradores se sintam parte da decisão e responsáveis pelo atingimento.

Não só isso, é válido que haja uma transparência com os colaboradores acerca das situações financeiras do negócio e uma explicação do porquê é preciso se atingir aquela meta, o que a empresa ganha com isso e o que o time ganha com isso.

As metas devem ser bem claras e a empresa deve fornecer a estrutura necessária para que a equipe consiga atingi-las. Além disso, deve haver um acompanhamento intenso do andamento desses objetivo e repasses para a empresa acerca desse andamento.

4 – Faça um planejamento financeiro

Para que se tenha previsibilidade das entradas e saídas financeiras da organização, a estruturação de um planejamento financeiro é o ideal.

Tal planejamento pode ser feito por setores ou centros de custos, o que facilita a produção deste, pois assim os responsáveis de cada área poderão indicar com mais precisão as receitas e gastos daquele setor.

Ainda assim, é preciso que algum responsável financeiro, análise esses planejamentos financeiros por área para entender se concordam com as metas definidas anteriormente.

Não só isso, deve-se também compilar o planejamento financeiro de cada área em um só para que se possa visualizar de forma macro como está as projeções para a empresa como um todo.

Um planejamento financeiro é um dos melhores mecanismos para a estruturação da organização financeira de um negócio e quando feito e usado da melhor forma se torna um aliado na gestão.

5 – Desenvolva planos de ação efetivos

Diante das análises, metas estabelecidas e planejamento financeiro feito, tudo isso deve ser bem acompanhado e devem ser realizadas ações para que sejam atingidos os objetivos estabelecidos. 

Para isso, ao se definir os objetivos citados anteriormente é preciso desenvolver estratégias para que essas metas sejam atingidas e para que a equipe saiba o que deve ser feito para que atinjam.

Além disso, ao enxergar os números que não estão com um bom andamento os responsáveis por aquela meta devem desenvolver planos de ação em cima das estratégias para que os objetivos sejam atingidos 

Os planos de ação devem ter prazos, responsáveis e devem ser bem objetivos para quem irá desenvolver cada um. Dessa forma, os funcionários conseguem nas ações do dia a dia fazer com que as metas sejam alcançadas.

Num contexto de crise, as ações listadas acima são indispensáveis para que a empresa consiga passar por esse cenário difícil e manter sua saúde financeira. Quer entender como melhorar a organização financeira da sua empresa? Entre em contato conosco