Quando chega o final do ano, muitas pessoas utilizam esse período para traçar metas e objetivos a serem alcançados no ano que se inicia. Que tal fazer o mesmo por sua empresa?

Pare por um instante e reflita: quanto você espera faturar no próximo ano? Qual sua projeção de custos e despesas? Quanto você planeja ter de lucro e como você pretende investir este valor?

Todas estas questões podem – e devem – constar no seu orçamento empresarial, que nada mais é do que planejar ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá – ou pode ter – no futuro próximo, podendo se estender no médio e longo prazo.

O orçamento empresarial permite rastrear e acompanhar resultados e tomar ações preventivas ou corretivas caso seja necessário para a saúde financeira da empresa. 

Mas o que é orçamento empresarial?

O orçamento empresarial é um documento que informa as receitas e despesas de uma empresa durante um dado período, que costuma ser de um ano. Seu objetivo é viabilizar um planejamento sólido para o ano seguinte. Além de analisar dados, avalia-se a situação da empresa, as perspectivas do mercado e os objetivos do negócio.

Esta ferramenta permite definir metas claras e condizentes com a realidade da empresa, ajuda a integrar os diferentes setores em prol de um objetivo comum, promove o compartilhamento e o armazenamento de informações, ajuda a mensurar os indicadores de desempenho, identifica o desvio das metas com maior agilidade e viabiliza uma melhor saúde financeira do negócio. 

Por que ele é importante?  

Assim como é necessário controlarmos nossas finanças pessoais para um equilíbrio nas contas, é imprescindível que uma empresa conheça seus gastos com investimentos, estime suas vendas, preveja a sazonalidade dos produtos e seu possível nível de endividamento.

Esta medida prepara a empresa para os desafios e as possibilidades do futuro, corrigindo erros na alocação de recursos e auxiliando o empreendedor a orientar seus gastos de maneira estratégica. Apesar de ser substancial, o orçamento empresarial ou gerencial ainda não faz parte da realidade de muitas empresas, visto que demanda tempo e organização, além de conhecimento técnico, para sua implementação.

Isto ocorre principalmente quando uma empresa é criada de forma “espontânea”, sem um planejamento cuidadoso e preparação de gestão, isto é, controle orçamentário, investimentos e capacitação técnica, deixando de lado cuidados importantes para a saúde financeira da empresa. Muitas vezes, é apenas em momentos de crise que se percebe a real necessidade de um orçamento empresarial.

Dentre os maiores obstáculos enfrentados por quem está começando a empreender, podemos mencionar o desconhecimento ou falta de controle financeiro, baixo número de clientes, pouco capital e conhecimento inicial sobre o negócio, principalmente se o empreendedor não possui formação ou experiência na área. Em época de pandemia, como presenciamos agora, é crescente o número de pessoas que abrem seu próprio negócio, sendo proporcionalmente crescente a falta de conhecimento técnico necessário para o sucesso do empreendimento. 

Isto não quer dizer que estes problemas ficam restritos a empresários iniciantes; mesmo em negócios consolidados, pode ser difícil controlar o fluxo de caixa da empresa, o que pode complicar o relacionamento com funcionários, fornecedores e até mesmo clientes, levando a problemas como a inadimplência, por exemplo.

Muitas vezes, o motivo de falência ou término das atividades de grande parte das empresas se deve à falta de controle sobre receitas e despesas. Assim, é importante tomar conhecimento e utilizá-lo desde o início das atividades da empresa, analisando a quantia disponível em caixa, o gasto previsto com custos fixos e variáveis, o valor necessário para atingir as expectativas de lucros e viabilizar o crescimento da empresa.

Como montar um orçamento empresarial? 

Calma, não é um bicho de sete cabeças! A seguir, elencamos o passo-a-passo de como você pode analisar a situação financeira da sua empresa e se organizar para as etapas seguintes:

1. Faça um diagnóstico do seu negócio. 

Analise o caixa da empresa e conheça a realidade atual da sua situação financeira, as limitações, problemas e oportunidades do seu negócio. Verifique a fonte de seus rendimentos e organize seus ganhos e gastos por categorias. Você pode fazer essa análise por setor, como, por exemplo, recursos humanos, vendas e marketing, investimentos e ativos financeiros, etc. É necessário fazer um apanhado dos últimos anos, pelo menos dois ou três, coletando dados e informações sobre a evolução da empresa.

1. a média de vendas dos anos anteriores e o lucro médio alcançado;
2. os gastos com tributos;
3. a periodicidade e a sazonalidade de venda dos produtos, identificando em quais períodos o lucro variou;
4. não esqueça de verificar como variáveis como a inflação, feriados ou variações nas políticas públicas influenciaram seu negócio.

2. Crie objetivos e metas para a empresa. 

Onde você quer chegar?  Ao tomar um maior conhecimento sobre as forças e fraquezas do seu negócio, é possível traçar estratégias para alcançar os objetivos, pequenos ou grandes, aos quais se propõe. Porém, não podemos esquecer de considerar a estrutura e os recursos disponíveis pela empresa, traçando metas mais coerentes com as condições atuais e futuras. Além disso, alinhe essas metas com toda a empresa, para que todos os times envolvidos possam direcionar seus esforços em harmonia com a liderança, gerando uma maior interação e credibilidade do processo.

Além disso, é interessante criar Cenários Orçamentários, que são simulações onde as empresas ensaiam possibilidades de mudanças e mensuram os impactos que estas teriam. Como exemplo, podemos citar: no caso do aumento do dólar, como os custos da matéria-prima impactariam o orçamento? Se as vendas aumentarem, possuímos capacidade produtiva o suficiente para atender à nova demanda?

3. Escolha a ferramenta ideal.

Ela varia de acordo com a maturidade do negócio. Caso sua empresa seja pequena, é possível utilizar-se do Demonstrativo de Resultado do Exercício, do Demonstrativo do Fluxo de Caixa e do Balanço Patrimonial, assim como  das planilhas orçamentárias, que podem ser feitas pelo próprio empreendedor. Caso a empresa seja mais desenvolvida, é possível contratar um profissional específico ou utilizar um software de gestão para isso, que acaba sendo bastante útil para automatizar o controle de gastos e receitas, simplificando a rotina e auxiliando no processo de tomada de decisão. 

Caso opte pelas planilhas, é interessante fazê-las no formato anual, dividi-las em entradas e saídas e utilizar cores para classificar as categorias e valores (como entradas em verde e saídas em vermelho, por exemplo). Veja mais algumas opções de métodos de análise orçamentária aqui. 

4. Liste os custos e cuide do que não pode faltar no orçamento.

Quanto mais completo ele estiver, maior a probabilidade de conquistar bons resultados. Assim, não esqueça de incluir questões essenciais, como despesas, receitas, investimentos, empréstimos, projeção do fluxo de caixa, custo da produção, etc.

Enumere todos os custos fixos (como, por exemplo, aluguel do ponto, salários dos funcionários, plano de internet, tributos e impostos, seguros, serviços de contabilidade, etc)  e variáveis (como luz e telefone, aquisição de matéria-prima, gastos com gráfica e materiais de escritório, gastos com marketing e publicidade, etc), Não esqueça de separar um valor para gastos inesperados, como contratação de freelancers, obras, reparos, reformas e manutenções, participações em eventos, etc. 

5. Faça projeções para o período. 

Tendo como base todas as informações reunidas até então, estime receitas, despesas, capital de giro, gastos com compras e projete novos investimentos e o crescimento da sua empresa. Sugerimos, também, montar um calendário ou um cronograma com as metas para o decorrer do ano, que será útil na visualização dos objetivos e na manutenção do foco. Permita-se sonhar alto e estabelecer metas grandiosas, mas lembre-se de considerar e dedicar seus recursos e esforços para alcançá-los. É possível!

6. Acompanhe os resultados.

Monitore e mensure suas conquistas e identifique as falhas a fim de prever os prejuízos, as instabilidades e entender onde se encontram os problemas e as oportunidades. É interessante definir indicadores que facilitem essa análise, como, por exemplo, o percentual dos gastos sobre o faturamento, percentual do crescimento das vendas, o valor dos custos imprevistos em relação ao faturamento, o retorno sobre os investimentos, etc. Se necessário, faça ajustes, reconsidere, adapte! O orçamento empresarial não precisa ser engessado, mas precisa ser realista, conter informações fidedignas e fazer sentido para você e para seus objetivos.

Conclusão

Agora que você já sabe como pode começar a cuidar da saúde financeira da sua empresa, mãos à obra! Sabemos que são muitas informações que devem ser consideradas, mas não se preocupe: o importante é começar e utilizar aquilo que você tem ao seu alcance no momento. Por menor que seja sua empresa, é importante dedicar essa atenção para que ela possa crescer e prosperar de forma saudável, sem perder o controle das finanças. Se precisar de ajuda, a Objetiva Jr. terá o maior prazer em te dar mais algumas dicas para alcançar o sucesso orçamentário!