Apesar de ser uma ação simples, o fechamento de caixa deve ser feito com muito cuidado e atenção. É imprescindível conferir o valor em caixa ao final do expediente, verificando se a quantia coincide com a soma (e subtração) das movimentações financeiras realizadas naquela data. Ou seja, o saldo de entradas e saídas deve estar em dia a fim de otimizar as operações rotineiras: o valor que consta no sistema de gestão e o valor presente na gaveta deve ser o mesmo. Assim, é necessário ter todo o cuidado em todas as transações.

Praticamente em todos os negócios, principalmente em lojas do setor varejista, é uma ação necessária, sendo uma ferramenta que define a receita da empresa. Nesse processo, é possível avaliar possíveis erros e corrigi-los, e até mesmo identificam-se delitos, como desvio de dinheiro para outros fins, como uso pessoal.

Essa verificação, no médio e longo prazo, evita problemas nas finanças do negócio, pois muitas vezes você só se dá conta de alguma falha quando não é mais possível revertê-la. Essa é a hora de fazer qualquer correção!

O fechamento de caixa, se realizado de forma correta, é um passo preventivo que pode ter grandes impactos no médio e longo prazo, sendo a diferença, em casos extremos, da manutenção ou do fechamento de um negócio. 

Como fazer o fechamento de caixa?

1. Registre o saldo inicial do caixa no processo que chamamos de abertura do caixa. Normalmente acontece no início (ou noite, né?) de trabalho. Nesse momento, é adicionado o valor necessário para servir de troco às transações que devem ocorrer ao longo do turno e para os demais gastos previstos para o dia.
2. Registre todas as entradas e saídas: as vendas e as despesas devem ser anotadas, juntando os comprovantes das operações. Quanto mais detalhes, melhor para verificar ao final do expediente! Durante essa fase pode ocorrer também a “sangria de caixa”, na qual o montante disponível no caixa é transferido para outro local, ou o reforço de caixa, onde se traz mais dinheiro para disponibilizar troco aos clientes. Todas essas ações também devem ser devidamente registradas. 
3. Categorize tudo o que for possível. Para facilitar o posterior fechamento de caixa, é interessante separar os documentos por tipo: colete os comprovantes de venda com cartão de débito e separe dos comprovantes de venda com cartão de crédito, assim como cheques, tíquetes e demais formas de pagamento. Dentro dessa categorização, é possível subdividi-los por bandeiras, bancos, emissoras, etc.
4. Preste atenção no troco. No calor do momento, é fácil deixar passar uma nota menor sendo entregue por um cliente, ou um troco mais “generoso” do que era necessário por erro de cálculo ou simples falta de atenção.
5. Não pague despesas pessoais com o valor do caixa. Caso essa atitude seja contínua, aumenta a quantidade de dinheiro que vai embora sem retorno à empresa, e fica fácil se perder nas contas.
6. Descobrir dinheiro a mais na gaveta nem sempre é uma boa notícia. Quem garante que é dinheiro sobrando? Pode ser que alguma conta não tenha sido paga, alguma transação não tenha sido anotada, dentre outras possibilidades. 
7. Verifique os valores em caixa. Aqui, os operadores contam os valores de acordo com a movimentação (dinheiro, cartões, cheques), somando também possíveis pagamentos realizados na data, como salário de funcionários, entrada de produtos para venda, etc. Verifique se as despesas registradas estão de acordo com a gaveta. 

Uma dica, contudo, é realizar essa verificação com maior frequência, ao invés de deixar tudo para o fim do expediente: quanto menor o período com o caixa aberto, mais fácil é identificar qualquer erro que possa ter ocorrido. Assim, fazer a verificação a cada turno pode ser uma boa alternativa para detectar erros mais rapidamente.

8. Feche, efetivamente, o caixa: ao fim do dia de trabalho, some todos os valores de entrada e saída, de acordo com o que ocorreu ao longo do dia. Se todas as etapas anteriores foram seguidas adequadamente, esta última parte não deverá ser um problema.

Que ferramentas posso utilizar no fechamento de caixa?

Já vimos que esse passo é uma parte imprescindível da gestão financeira de uma empresa. É normal que, ao abrir um negócio, principalmente com menos capital, o empresário busque constantemente a redução de custos, fazendo este trabalho de forma manual. 

Em uma fase intermediária, planilhas podem ser úteis, mas elas ainda se assemelham ao trabalho braçal normalmente realizado em cadernos. Porém, quando o negócio cresce, torna-se mais difícil manter esse controle, sendo necessária a utilização de um sistema especializado. Existem softwares capazes de otimizar esses processos, servindo a diversas necessidades e bolsos, além de serem métodos mais seguros e simples para esse tipo de controle.

Há também os sistemas ERP, softwares integrados de gestão, que controlam toda a movimentação do caixa e integram todas as áreas da empresa. Ao emitir relatórios referentes às movimentações realizadas ao longo do dia, facilitam a conferência de dados e tornam-se muito úteis para negócios que já se desenvolveram e possuem condições de investir um pouco mais nesse ponto. Eles auxiliam na tomada de decisão e oferecem um panorama, incluindo o caixa e o estoque. 

Listamos aqui três programas gratuitos e, posteriormente, três programas pagos para te ajudar nessa função:

Gratuitos: 

1. SIS Controle: útil para pequenos e médios empresários, conta com movimentações detalhadas do caixa, oferecendo também gráficos para o acompanhamento do desempenho. 
2. RP Controle Financeiro: um dos mais simples e intuitivos, pode ser a melhor opção para empreendedores iniciantes ao permitir controlar a origem e o destino do dinheiro recebido com facilidade.
3. Acompanha-ME: desenvolvido pelo SEBRAE, é voltado aos pequenos e médios empreendedores e conta com controle de receitas, contas a pagar e a receber, etc.

Pagos: 

1. Gestão Click: com atendimento personalizado e suporte multiplataforma, permite organizar o estoque, emitir nota fiscal, gerenciar comissões, dentre outras funções interessantes.
2. MasterCaixa: um dos seus diferenciais é permitir a integração com contas bancárias, podendo também cadastrar mais de uma conta de acesso, o que facilita que diferentes sócios ou funcionários interajam com o sistema.
3. Programa NEX: visando simplificar a operação de vendas, gera relatórios que ajudam a elaborar o controle financeiro e a estabelecer estratégias. Possui também um app para acompanhar as transações do seu negócio em tempo real.  Oferece, também, uma versão gratuita. 

Ficou claro como fazer o fechamento de caixa e qual sua importância? Alguns detalhes que podem facilitar esse processo são dedicar um profissional comprometido e atento às transações, que esteja focado nestas atividades e se responsabilize por operar o caixa e fechá-lo ao longo do dia. Também, consideramos importante oferecer treinamentos aos profissionais que se encarregarem desta função pois, apesar de ser uma tarefa simples, como inicialmente dissemos, é necessário conhecimento e atenção para fazer o fechamento de caixa, além de preparação para corrigir eventuais falhas e organização para cumprir os passos de forma atenta.