A área financeira é, talvez, o setor de uma empresa que precisa de mais organização e, sem dúvida, deve receber muita atenção da gestão do negócio. 

Uma área financeira desorganizada pode prejudicar o empreendimento de maneira grandiosa e ter vários impactos negativos e de grande dimensão, que podem levar até uma falência em alguns casos mais graves.

Não ter o financeiro estruturado faz com que a empresa não tenha segurança que os processos do setor estejam sendo feitos da melhor forma e de maneira padronizada, logo os resultados desses processos não serão bons e isso desencadeia diversos problemas. 

Caso isso ocorra, os dados que o negócio terá acerca das finanças não serão confiáveis, podendo haver contas atrasadas, alta inadimplência, planejamentos mal feitos, prejuízo financeiro, investimentos pouco assertivos e diversos outros prejuízos. 

O ideal mesmo é que toda empresa possua uma boa estruturação financeira, isso vale tanto para novas organizações quanto para as que já estão há algum tempo no mercado. Essa estruturação é a chave para maximizar os resultados financeiros do negócio.

Mas afinal, o que é uma estruturação financeira?

A estruturação financeira nada mais é do que uma ordenação do setor financeiro, de todos os recursos consumidos por ela, dos produtos gerados e de tudo mais que essa área engloba em seu funcionamento.

Dentro disso estão processos, atividades, funcionários, dados, ferramentas, relatórios, rotinas, atividades, etc.

Em resumo, são mapeados os processos financeiros e, a partir deles, identificados problemas e oportunidades de melhoria. Por fim, são elencados e desenvolvidos planos de ação como resposta a esses dois aspectos.

As ações podem ser desde grandes e trabalhosas estratégias até uma pequena e rápida estruturação de alguma planilha ou simples atividades.

Tais ações irão servir para melhorar a operação da área financeira e fazer a empresa atingir outro patamar de organização interna e resultados financeiros melhores.

Como saber se a empresa precisa de uma estrutura financeira?

Sempre há o que melhorar na estrutura financeira de qualquer negócio, por isso é interessante que qualquer empresa possa ter uma estruturação financeira, independente do seu contexto.

Contudo, existem alguns indicativos de que esse serviço é muito necessário de se ter na empresa, dores que apontam que a organização tem, entre suas prioridades, a necessidade de organizar a área de finanças. 

Alguns dos principais “sintomas” que apontam a necessidade da estruturação financeira são os seguintes:

• As atividades do setor de finanças não ocorrem de forma padronizada, uma mesma tarefa é realizada de formas diferentes, o que implica na ineficiência e no resultado dessas atividades;
• Os dados relacionados ao financeiro da empresa não são inconsistentes, insuficientes ou pouco confiáveis, além de não serem ordenados de forma inteligente e estão soltos, sem ser dispostos da melhor forma;
• Não há segurança do quanto se lucra ou não se consegue enxergar bem informações para enxugar os custos;
• A empresa carece que informações e relatórios ricos sobre o financeiro por isso, decisões financeiras não são bem embasadas;
• Na hora de investir, não se tem segurança para fazer investimentos inteligentes e estratégicos;
• Não existe um bom embasamento para fazer planejamentos financeiros e essas projeções não são seguidas;
• A administração da empresa não usa as informações geradas pela área de finanças para fazer análises estratégicas e tomar decisões assertivas.

Se sua empresa apresenta pelo menos algumas dessas características, é altamente indicado que ela passe por uma boa estruturação financeira para sanar esses pontos e melhorar o funcionamento geral da organização.

A estruturação financeira é muito importante porque a área de finanças permeia toda a empresa, ela é uma das únicas com interação com todas as outras áreas e o que acontece nela interfere em todo o negócio.

Como a Objetiva Jr. realiza a estruturação financeira? 

Alinhamento inicial

Antes de tudo, é necessário que seja feito um alinhamento inicial entre a Objetiva Jr. e a empresa, com todos os responsáveis dela que irão ter contato com o projeto da estruturação financeira.

Normalmente, nessa fase da consultoria participam os gestores da alta administração e os maiores responsáveis da área financeira, pois esses irão lidar no dia a dia com a equipe da Objetiva que irá desenvolver o projeto. 

É nesse momento que são relembradas as motivações do projeto (pontos de melhoria que levaram à necessidade da estruturação financeira) e objetivos gerais. Não só isso, é passada e explicada toda a dinâmica de trabalho do projeto.

No alinhamento inicial são tiradas todas as dúvidas, das duas partes, e estabelecidos acordos para que a estruturação ocorra de forma fluida e os resultados esperados sejam obtidos. 

Estudo do sistema produtivo, custos e precificação

Essa parte do projeto é onde o trabalho de estruturação de fato começa. Essa fase é totalmente focada em análises sobre a realidade da empresa da forma como ela se encontra no momento e pode ser dividida da seguinte forma:

Estudo do sistema produtivo 

Inicialmente é feito um entendimento do sistema de produção da empresa, dos processos produtivos propriamente ditos. Não necessariamente serão acompanhados “ao vivo” mas essa fase pede que haja o entendimento de como ocorrem.

Caso seja uma empresa de produção de bens, serão acompanhados os processos que são realizados para fabricar o produto. Caso seja uma empresa de serviços, serão acompanhados os processos que compõem a realização dos serviços.

O objetivo desse acompanhamento é não só compreender o funcionamento da atividade fim da empresa, mas também listar e entender os recursos que são consumidos por esse funcionamento, sejam eles quais forem.

Análise da estrutura custos

Feito o acompanhamento dos processos, é hora de compreender a estrutura de custos por trás do funcionamento da empresa.

Não só as informações colhidas da etapa de estudo do sistema produtivo são usados, mas também são coletados dados de sistemas e planilhas para complementar e, finalmente, visualizar os custos reais dos produtos e/ou serviços.

Entendimento da precificação 

A última parte dessa fase de análise é o entendimento da precificação que é aplicada pela empresa na atualidade. Ou seja: compreender como a empresa coloca o preço dos produtos/serviços que oferece.

É agora que se entende qual a lógica usada para fazer essa definição e quais são as margens de lucro aplicadas pela empresa é feita uma análise crítica em cima disso para definir se a lógica faz sentido e é benéfica para o negócio.

Custeio dos produtos e/ou serviços

Para organizar os dados e ter uma base para fazer a precificação posteriormente, os gastos da empresa são classificados e divididos entre custos e despesas.

Essa divisão servirá para formar a estrutura de custos real dos serviços e/ou dos produtos que a organização oferece, o que pode ser usado para definir o preço de venda de cada um posteriormente.

Então, de acordo com a realidade da empresa e da estrutura de custos dela, é feita a escolha do método de custeio que será usado para estabelecer o custo base de cada produto da organização. 

Análises financeiras gerais

Essa fase é totalmente focada em análises financeiras a partir dos dados dispostos e pelos indicadores calculados. 

De primeira é elaborado o ponto de equilíbrio, que nada mais é do que o quanto de receitas a empresa deve ter em um certo período para que não tenha prejuízo financeiro e saia no vermelho. A partir desse ponto, a empresa começa a lucrar.

Assim, são feitas diversas outras análises, algumas delas são:

• Análise do Capital de Giro;
• Análise das Demonstrações Contábeis;
• Análise Vertical;
• Análise Horizontal;
• Análise dos Índices;
• Análise e definição do Ciclo Operacional e Financeiro;
• Análise das Receitas;
• Análise dos Custos e Despesas.

Planejamento e projeções financeiras

Uma das últimas etapas trata de projeções e planejamentos financeiros, é uma fase focada em definir cenários futuros de acordo com estudos feitos sobre a realidade da empresa e das análises realizadas.

O planejamento financeiro é a definição do quanto será gasto e ganho pela empresa num período futuro, o qual pode ser de meses, semestres ou anos.

Tanto as receitas quanto os gastos podem e devem ser classificados no planejamento financeiro. Isso pode ser feito dividindo esses pontos por setores ou áreas da organização e em classificações mais detalhadas dentro de cada um desses.

Outra entrega importante dessa etapa é a elaboração do fluxo de caixa da empresa, que foca em controlar tudo o que entra e tudo o que sai da organização em termos de recursos financeiros.

É importante ressaltar que as projeções contam com cenários, os quais são nada mais do que diferentes projeções para o mesmo período, considerando contextos diferentes. Comumente, são feitas projeções realistas, pessimistas e otimistas. 

Criação do relatório final e encerramento

Por fim, a Objetiva Jr. elabora um relatório final do projeto com todas as informações necessárias para encerrar o serviço. No relatório são dispostos os dados relevantes para a realização da estruturação e todas as informações geradas nela.

O manual que é produzido nessa fase pode conter também os processos que foram padronizados, gráficos importantes, indicadores da área e os planos de ação e estratégias desenvolvidas.

Esse documento deve ter tudo que for necessário para que a gestão da empresa consiga seguir com os planos elaborados e manter toda a organização que foi feita durante o serviço.

O relatório é revisado e entregue aos gestores como entrega final da estruturação financeira.

Quais as vantagens da estruturação financeira?

A estruturação financeira visa sanar todas a problemáticas citadas acima mas muito mais que isso, ela traz benefícios muito grandes para a empresa.

Primeiramente, o negócio terá processos bem definidos, produtos, organizados e padronizados. Assim, os colaboradores que atuam no setor sabem bem quais atividades realizar e como executá-las. 

Processos realizados de uma boa forma, geram organização geral no setor de finanças. Dessa forma, os sistemas e planilhas são alimentados de forma eficiente e acabam recebendo, armazenando e gerando dados confiáveis.

Isso tudo, irá permitir que os funcionários do financeiro e a alta administração possam tomar decisões inteligentes e desenvolver boas estratégias a partir da análise e do estudo dessas informações. 

Assim, a empresa poderá ter uma diversidade de benefícios, como uma precificação adequada, um maior controle da gestão financeira, planejamento assertivos e coerentes.

Esse novo cenário faz com que a empresa consiga crescer de forma sustentável, ordenada e organizada. Afinal, um financeiro bem estruturado permite que o negócio se prepare bem para crescer.

Estruturar bem o financeiro da sua empresa é primordial para a saúde dela na totalidade. Nada acontece de forma ordenada num empreendimento sem ter uma área de finanças bem organizada. 

A Objetiva Jr. pode te auxiliar a transformar a realidade do seu financeiro e alavancar os resultados dessa área na sua organização. Entre em contato conosco para entender melhor como podemos realizar esse serviço na sua empresa!