A área da gestão empresarial na totalidade conta com uma infinidade de áreas, cada uma com suas especialidades e também com seus termos específicos.

O âmbito financeiro talvez seja um dos mais complexos e complicados da gestão empresarial pois conta com muitos processos, funções, dados e termos que podem não ser tão fáceis de compreender.

Entre tudo isso, o conceito de custos e despesas é um dos aspectos que não são tão claros para muitos gestores de empresas e outros profissionais da área da gestão.

Ter clareza do que são custos e do que são despesas não tem como finalidade apenas entender os termos mas o real objetivo de compreender tudo isso é de fato dividir os gastos empresariais nessas duas classificações.

Tal divisão traz uma grande quantidade de benefícios para a empresa, sendo extremamente necessário se ter essa classificação bem feita e atualizada.

Por isso, todas as empresas precisam ter esse entendimento e essa separação das saídas sendo feitas da melhor forma. Para isso, o primeiro passo é entender os dois conceitos.

O que são custos?

São considerados custos os gastos da organização que estão mais diretamente ligados à produção dos produto ou prestação dos serviços oferecidos pela empresa

Nesse sentido, as saídas financeiras da empresa que são direcionadas para a compra de matérias-primas, mão de obra, equipamentos, serviços e recursos que estão envolvidos de forma mais plena na atividade fim do negócio são consideradas custos.

Tais elementos dados como custos são os que são vitais para a produção ou prestação da proposta de valor da empresa.

Alguns exemplos de custos encontrados nas empresas são:

• Máquinas e equipamentos de produção;
• Embalagens,
• Matéria-prima;
• Mão de obra (folha de pagamento);
• Energia elétrica.

O que são despesas?

Já as despesas representam aqueles gastos que não tem uma ligação direta com a prestação do serviço ou produção do produto oferecido pelo negócio.

Assim, essas saídas financeiras geralmente são aquelas direcionadas para as atividades e setores de administração e de suporte da empresa, como o setor de recursos humanos que não lida diretamente com a atividade fim da organização.

As despesas sustentam a estrutura de gestão da empresa para que ela funcione, mas ainda assim são as primeiras saídas a serem visadas quando se precisa de um corte de gastos pois, mesmo sendo muito importantes, não afetam diretamente na oferta de valor.

Alguns exemplos de despesas são os seguintes:

• Aluguel;
• Impostos;
• Internet;
• Telefone;
• Materiais de escritório;
• Pró-labore.

É importante ressaltar que não há um padrão definido de classificação de gastos entre custo e despesas. Ou seja: um tipo de gasto que é um custo para uma empresa pode ser uma despesa para outra, tudo vai depender da realidade de cada uma.

Como exemplo, gastos com gasolina destinados para o deslocamento dos administradores para uma reunião pode ser uma despesa. Já para uma companhia de táxi a gasolina é um custo pois é vital para a prestação do serviço. 

Outro ponto importante de se ressaltar é que uma mesma saída pode ser parcialmente um custo e parcialmente uma despesa. 

Isso acontece quando uma empresa adquire uma dada quantidade de algum recurso e esta é direcionada para diferentes fins o que faz com que parte dela seja considerada um custo e outra parte, seja considerada uma despesa.

Um exemplo disso é a conta de energia num restaurante. Parte vai ser usada nas máquinas da cozinha para produção de comida e outra parte vai ser usada no escritório administrativo, onde nada é produzido.

Nesse sentido, parte da conta de energia é um custo e a outra é despesa. Para se ter essa diferenciação clara é preciso fazer um rateio desse gastos e estudar o quanto cada uma dessas finalidades está consumindo de energia.

Diferenciação de gastos?

Além da divisão dos gastos entre custo e despesas, também há a possibilidade de dividi-los entre fixos e variáveis. Logo, tem-se:

• Custos fixos;
• Custos variáveis;
• Despesas fixas;
• Despesas variáveis.

Gastos fixos

Esse tipo de gasto não varia de acordo com o volume de produção e venda do produto/serviço oferecido pelo negócio. Logo, todo mês a empresa irá desembolsar o mesmo valor para pagar esse tipo de conta, independente do volume de produção ou venda.

Um exemplo de gasto fixo é o com mão de obra, pois todo mês deve ser pago o mesmo valor para os funcionários da organização.

Gastos variáveis

Já os gastos variáveis variam segundo o volume de produção/venda de produtos/serviços. Assim, o valor desta saída flutua mês a mês de acordo com a operação da empresa no que se diz respeito à quantidade.

Como exemplo de gastos variáveis pode-se pensar nas saídas com matéria-prima para a produção dos produtos da empresa. Isso porque a organização irá comprar menos materiais para produzir menos produtos, e o contrários também é verdadeiro.

Qual é a importância da classificação de custos e despesas?

A classificação de gastos entre custos e despesas não é puramente conceitual. Essa diferenciação é vital para a organização financeira da empresa e permite que sejam feitas análises de dados benéficas a partir da classificação.

Nesse sentido, entender a porcentagem de gastos que são custos e os que são despesas fornece uma boa análise, bem como entender como isso varia ao longo dos meses ou anos.

Isso irá ajudar a compreender também como a estrutura financeira do negócio se direciona para a atividade fim ou para a gestão empresarial.

Outro aspecto que torna essa classificação tão importante é que ela é necessária não só para análises estratégicas, mas também para entendimento das estruturas financeiras do negócio.

Essa divisão é o pontapé inicial para o processo de custeio e precificação da proposta de valor do empreendimento, seja ela em forma de produto e/ou serviços. 

Por fim, a divisão também é necessária para fins contábeis e fará com que seja mais fácil construir todos os relatórios contábeis necessários não só para entendimento interno da empresa mas também para prestação de contas com o governo.

Entre diversas preocupações que se deve ter com a área financeira de um negócio, entender e dividir os gastos em custo e despesas é uma importante classificação que se deve ter. 

Sua empresa tem dificuldades de fazer essa classificação financeira? Entre em contato conosco, podemos ajudar seu negócio a dar um passo a mais na estruturação financeira.