Parte fundamental da organização financeira de uma empresa, o controle de contas é responsável por equilibrar gastos, prever lucros e acompanhar o saldo atual de um negócio, possibilitando ao empreendedor gerir de forma saudável sua empresa. Este controle permite saber quanto a empresa vai receber por mês e quanto deverá pagar para se manter em dia em relação a órgãos públicos, fornecedores e parceiros, incluindo custos fixos e variáveis.

Muitas vezes, o que falta a uma empresa não é necessariamente o dinheiro, mas sim o planejamento eficiente das finanças. Dessa forma, o controle das contas deve ser uma tarefa rotineira, pois, ao envolver uma quantia considerável de dinheiro, em caso de má administração dessas contas, podem ocorrer sérios prejuízos e até mesmo problemas com a justiça, algo que ninguém quer, certo? Para entender melhor, então, o que é o tal do controle de contas, continue conosco!

O que é o Controle de Contas e para que ele serve?

É o monitoramento de todas as operações financeiras de uma empresa, onde devem constar as entradas e saídas de capital dentro de um negócio. Isto inclui contas a pagar, também chamadas de obrigações (água, luz, salário dos empregados, etc.) e a receber (pagamentos de clientes e fornecedores, por exemplo), além de empréstimos, despesas, rendimentos e receitas. 

Mais do que otimizar seu tempo, pois ao ordenar as contas da empresa você já tem uma noção do que precisa ser feito em cada período do mês e consegue reservar um período para essas ações, o controle de contas também leva a um conhecimento mais aprofundado do seu negócio, pois compreender a gestão financeira é essencial para um gerenciamento de qualidade.

Torna-se possível entender para onde o dinheiro está indo e o quão importante essas transações são para o funcionamento da empresa, permitindo tomadas de decisão mais conscientes e com maiores chances de acerto.

Além de permitir um maior controle financeiro do seu negócio, o controle de contas facilita a priorização de pagamentos mais importantes, cumprindo com os prazos. Ele auxilia na tomada de decisões, reduz prejuízos ao evitar juros e multas, mantém o caixa bem abastecido e viabiliza a realização de um planejamento financeiro, que, como podemos ver, é extremamente importante para a saúde da empresa.

Por fim, mas não menos importante, o controle de contas gera mais oportunidades para economizar e, por que não? Reinvestir em sua empresa. Ao diferenciar gastos essenciais de supérfluos, é possível fazer cortes conscientes, ao analisar quais gastos são dispensáveis ao funcionamento do seu negócio. Assim, é uma oportunidade de repensar o destino do dinheiro, fazer escolhas mais compatíveis com seu orçamento e seus objetivos, adaptar seus investimentos e evoluir constantemente seu negócio.

Como montar um Controle de Contas?

1. Faça um planejamento financeiro. Liste e classifique tudo que envolve valores e defina objetivos de curto, médio e longo prazo. Uma simples planilha já é um ótimo começo, pois nela você pode anotar os custos fixos e variáveis da empresa, assim como listar suas necessidades (como recursos, estratégias, funcionários, etc.). Se quiser dar um passo adiante, o uso de softwares é altamente recomendado, pois eles fazem essas operações em menos tempo e com menores chances de erro.

2. Organize os arquivos e documentos de forma lógica. Sim, você pode ter todos eles digitalizados, mas também é de extrema importância que arquivos físicos, como documentos financeiros, contábeis e fiscais sejam organizados de forma a acessá-los rapidamente. Por lei, alguns documentos devem ser disponibilizados fisicamente por um período determinado, caso seja necessária a consulta ou qualquer tipo de comprovação por meio de uma auditoria, ou fiscalização. 

3. Monte um fluxo de caixa. Ele é o centro das movimentações financeiras, e nele devem constar todas as entradas e saídas de dinheiro, por menor que sejam. Isso contribui para a identificação e análise das finanças e deve se tornar um hábito. Se possível, atualize-o diariamente, pois isso facilita a apuração do saldo final e o gerenciamento adequado das finanças da empresa.

4. Registre as contas a pagar e a receber. Organizar as contas, seja por data de vencimento, por categoria ou por clientes, leva a um melhor controle sobre o que já foi pago e o que está pendente, facilitando cobranças, se necessárias. Normalmente, recomenda-se organizá-las de acordo com a proximidade do vencimento, pois é mais fácil visualizar e planejar tendo em mente quais contas são mais urgentes e quais não são tão imediatas. Pode-se, por exemplo, organizar aquelas com vencimento até o dia 10, até o dia 20 e até o dia 30 de cada mês. 

5. Pague as contas em dia e antecipe pagamentos passíveis de descontos. Além de ser fundamental para a saúde financeira do seu negócio, evitando juros e multas, isso evita gastos desnecessários e, muitas vezes, algumas contas pagas antecipadamente geram pequenos descontos ou benefícios, além de manterem o score de crédito – e sua reputação – positivos. Outras empresas e instituições costumam valorizar esse comprometimento e organização com suas contas, abrindo espaço para, futuramente, novas parcerias e vantagens. Por outro lado, se a sua situação financeira for mais delicada e envolver dívidas, é válido conversar com os credores e verificar a possibilidade de reduzir o valor dos juros ou das multas. A renegociação não é o ideal, mas pode acontecer com qualquer pessoa ou empresa. O importante é assumir uma posição ativa e disposta a cumprir com o que foi combinado, agindo com responsabilidade e honestidade.

6. Valorize quem paga adiantado. Além de isso ser um benefício para você, que recebe o dinheiro antes do prazo, incentivar os clientes através de vantagens e mimos pode ser muito interessante. Cupons, descontos, pontos em programas de fidelidade e outras formas de recompensa convertem e fidelizam um número maior de consumidores, além de impulsionarem o pagamento em dia.

7. Saiba cobrar de quem está devendo. Infelizmente, é comum que os devedores não paguem no prazo estipulado. Na maioria das vezes, nem é por mal: embora em alguns casos realmente não possam arcar com o pagamento, em outros é caso de mero esquecimento, e um lembrete acaba sendo bem-vindo. Sim, é chato cobrar, mas às vezes – ou quase sempre –  é necessário. Para minimizar esse tipo de ocorrência, pode-se até considerar a aplicação de juros ou multas para clientes, ou parceiros inadimplentes, em caso de atrasos recorrentes nos pagamentos. Este tipo de punição faz com que o devedor entenda que não vale a pena atrasar seu pagamento.

Outro ponto importante é a necessidade de designar um funcionário – se possível, até mesmo um setor – para realizar essa tarefa, que pode ser um tanto cansativa. É importante que os responsáveis pela cobrança saibam utilizar argumentos adequados, tendo como base o Código de Defesa do Consumidor e, principalmente, que disponham de paciência.

8. Não misture o pessoal com o profissional. Isso se aplica a muitas questões, mas aqui, falamos especificamente de gastos: apesar de ser relativamente comum em pequenas e até mesmo médias empresas, é uma prática extremamente desaconselhável, pois desestabiliza o controle financeiro e gera transtornos na saúde do seu negócio. É muito fácil esquecer de repor um valor pequeno que foi emprestado em um momento de emergência, por exemplo. Assim, por menor que seja a transação, saiba separar as situações para evitar constrangimentos e cálculos que não batem. 

E aí, ficou mais claro? Preparado para montar o seu controle de contas e dominar o fluxo financeiro da sua empresa? A Objetiva Jr. conta com ferramentas e profissionais capacitados para te ajudar nesse processo. Entre em contato e conheça nossas soluções para o seu negócio!